sábado, 11 de agosto de 2007

ADMINISTRACIÓN POR CALIDAD TOTAL

CALIDAD TOTAL

Es muy difícil encontrar una definición única de calidad. La calidad no quiere decir lujo. Va más allá incluso de crear un producto o servicio superior a la media y a buen precio. Se refiere a lograr productos y servicios cada vez a mejores precios, cada vez más competitivos, esto entraña hacer las cosas bien desde la primera vez. Implica la satisfacción del cliente y los requisitos legales. Lo cierto es que hoy en día, las organizaciones exitosas aplican los principios de la Administración por Calidad Total

La Administración por Calidad Total (ACT) es el compromiso de la cultura de la organización dirigido a satisfacer a los clientes mediante el uso de un sistema integral de herramientas, técnicas y capacitación. La ACT entraña la mejora continua de los procesos de la organización, la cual da por resultado productos y servicios de gran calidad.

La planificación de la calidad debe estar enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de la calidad.

LA CALIDAD Y LA EVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN
En la década del 20, se reducía a la inspección final y en la del 30 se inspeccionan también los productos intermedios a usar en las líneas de montaje. En los 40 aparece el control. En los 50 se comienza con controles de calidad.
En 1950 Deming dictó conferencias en Japón, que luego de la segunda Guerra Mundial tenía una industria destruida. En los 60 se establece el control estadístico. En los años 70 se instituyen los sistemas de garantía de calidad y en los 80 la gestión total de la calidad y los reconocimientos entre países. En los años 90, se suma la certificación de los sistemas de calidad de las empresas según las normas ISO.

¿Qué es la calidad total para el cliente?
Es cuando el producto o servicio llega a satisfacer sus necesidades, deseos y expectativas.
El cliente percibe y diferencia cuando existe hacia el un énfasis marcado en satisfacerlo permanentemente en todos los detalles y valora económicamente ello, con la compra.

¿Qué es un cliente satisfecho?
Es un cliente al cual le agregamos valor, pero ¿qué valor? ¿El que nosotros pensamos como organización? ¿El que piensa el Gerente de Marketing? ¿O el que el cliente exige?
Valor, es una cualidad que otorga un mérito, una utilidad, un precio a algo, pero fundamentalmente es aquello que tenemos que detectar como empresa para poder satisfacer los mercados que atendemos.
La ACT implica la mejora continua de productos y procesos. Un producto es cualquier cosa que satisfaga una necesidad o deseo y pueda ofrecerse en un mercado. Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan las cuales transforman elementos de entrada en elementos de salida con valor agregado.

LAS NORMAS UNIT-ISO Y LA CALIDAD
ISO: Es una federación mundial de organismos de normalización en 138 países.
UNIT: representa a Uruguay en ISO y es el representante exclusivo de ISO en Uruguay.

Según ISO, la calidad es el grado en el que un conjunto de características o rasgos diferenciadores inherentes, es decir propio de los productos, le confieren la aptitud para satisfacer los requisitos, o sea las necesidades o las expectativas establecidas, generalmente implícitas u obligatorias.

POLITICA DE CALIDAD: Son intenciones globales y orientación relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección. Implica un compromiso con la mejora continua.

RECURSOS HUMANOS: Es el más importante de los recursos de una empresa en lo que a calidad refiere. El personal debe “ponerse la camiseta”
Se dice que la calidad no está en las cosas que hace la gente, sino en la gente que hace las cosas.

PREMIO NACIONAL DE CALIDAD
Es el reconocimiento anual del Gobierno de la República a organizaciones que se destacan en la mejora continua de procesos, a través de un enfoque de cambio hacia la gestión total de calidad.
Entre los objetivos de este premio, se encuentra promover la calidad total en Uruguay, aumentar la productividad por incrementos de eficiencia en procesos y calidad de productos, fomentar exportaciones y difundir organizaciones exitosas.
Las empresas compiten según su tamaño, (PYMES o grandes empresas) según su giro (industriales o comerciales) según su naturaleza jurídica (públicas o privadas), etc.
Lamentablemente, no ha cumplido en un 100% su objetivo, ya que muchas empresas compiten para ganar el Premio, pensando en utilizarlo en su publicidad, como forma de garantizarle al cliente el nivel de calidad, sin pensar en la importancia de asumir la filosofía o que el programa sea de mejora continua.

EDWARDS DEMING
William Shewhart y Edwards Deming, empleados de Bell laboratorios, habían elaborado una teoría en base a técnicas de control estadístico. Las compañías fabriles de EEUU no tomaron en serio su teoría.

Según Deming, la calidad es un grado de uniformidad y fiabilidad predecible, de bajo costo y adaptado al mercado.

Deming critica severamente el estilo de administración en Estados Unidos y es un defensor de la participación del trabajador en el proceso de la toma de decisiones.

Pensaba que los trabajadores eran quienes debían identificar las correcciones necesarias para lograr los mejores resultados, ya que ellos eran quienes estaban todo el día y todos los días realizando la tarea.

Los 14 puntos del método gerencial de Deming son:

1. Crear constancia en el propósito de mejoramiento de productos.
2. Adoptar la nueva filosofía.
3. Acabar con la práctica de adjudicar contratos de compra basándose exclusivamente en el precio.
4. No depender de la inspección masiva.
5. Encontrar los problemas y mejorar continuamente los procesos de realización.
6. Efectuar capacitación en todas las tareas.
7. Instituir el liderazgo como forma de dirección.
8. Desterrar el temor.
9. Derribar las barreras entre los diferentes sectores.
10. Eliminar los slogans, las exhortaciones y las metas numéricas para el personal operativo, buscando nuevos niveles de productividad.
11. Eliminar cuotas numéricas como Standard de trabajo.
12. Derribar las barreras que impiden el orgullo de hacer bien una tarea.
13. Establecer un programa de educación y capacitación.
14. Tomar medidas para lograr la transformación.
Japón, manifestó su gratitud a Deming por reconstruir su caída industria en 1951, cuando instituyó el premio más importante de la calidad y le dio su nombre., “El premio Deming a la calidad”

OTROS AUTORES:

Deming no fue el único que trabajó en este tema, otros autores aportaron estudios importantes a esta filosofía.

Phillip Crosby_Desarrolló 14 pasos para el mejoramiento de la calidad.
Kaoru Ishikawa_Estableció los 10 principios de las relaciones suministrador-cliente.
Joseph Juran_Elaboró 10 puntos básicos de una teoría de calidad.

LAS HERRAMIENTAS DE LA ACT

Una de ellas es el control estadístico, este método permite analizar las causas de los errores, prevenirlos sin necesidad de estudiar todos y cada uno de lo sproductos.
Ishikawa K. popularizó el diagrama de espina de pescado o diagrama de causa-efecto que permite demostrar las causas de un problema.
Otro instrumento de la ACT es el Benchmarking, que implica identificar al mejor de todos mis competidores y compararme con él.

jueves, 26 de julio de 2007

ADMINISTRACIÓN

Todas las organizaciones tienen un plan, programa o método para alcanzar las metas.
La administración consiste en darle forma, de manera consciente y constante a las organizaciones.

Según la Real Academia, Administración es gobernar, ejercer el poder o el mando sobre un territorio o sobre las personas que lo habitan. Dirigir una Institución. Dosificar el uso de alguna cosa, para obtener mejor rendimiento.

Para Mary Parker Follet, la administración es el arte de hacer las cosas mediante las personas.

Según Stephens Robbins, Administración refiere a la coordinación de actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas.

Para James Stoner, la administración es el proceso de planificación, organización, dirección y control del trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas.

Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas.

Eficiencia- hacer bien las cosas. Eficacia- hacer las cosas correctas.

Un gerente eficiente es el que obtiene productos o resultados medidos con relación a insumos (materias primas, materiales, tiempo, etc.). Se es más eficiente al reducir al mínimo los costos de los recursos que se necesitan para alcanzar las metas.

Por otra parte, la eficacia implica elegir las metas acertadas. Una organización que vende celulares del tamaño de un ladrillo es ineficaz, aunque produzca con eficiencia.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

PLANIFICAR
ORGANIZAR
DIRIGIR
CONTROLAR

Podemos concluir que la administración es el proceso de dirigir y conducir una organización a través del aprovechamiento de los recursos (Recursos humanos, físicos, financieros, etc.) destinados al logro de una serie de objetivos.

LAS ORGANIZACIONES

Las Organizaciones

Existen 2 conceptos de organización:

1) Función-proceso.
2) Grupo o institución social.

El papel de las Organizaciones en la sociedad:
La institucionalización busca sustituir el comportamiento experimental y espontáneo, por una conducta esperada, pautada, predecible y regular.
Las conductas esperadas, se enmarcan en el proceso de socialización. En este proceso, la sociedad toda está abocada a encauzar comportamientos no aceptados.

Rol y Status
El status es la posición, o rango, que ocupa un individuo, con respecto a los demás integrantes de un grupo, al que pertenece. Todo integrante tiene un status o posición en ese grupo, es decir, un conjunto de derechos y obligaciones respecto a los demás.
El rol, es el comportamiento que los demás esperan de alguien con cierto status.

Grupos: Un grupo es un conjunto de personas que interactúan.

Los grupos primarios son aquellos en los que el relacionamiento entre los integrantes es directo, personal y global.
En los grupos secundarios, el relacionamiento interpersonal se caracteriza por su formalización y por su orientación utilitaria. En los grupos secundarios las relaciones se establecen en función del rol y únicamente sobre aspectos referentes a ese rol.

Definición de Organización: es un grupo humano alrededor de un sistema de actividades con un comportamiento finalista y racional. Las organizaciones son permanentes, sus integrantes pueden ser sustituidos y la estructura es planeada.

Organización formal: Según Talcon Parsons son formaciones sociales orientadas al logro de cierto tipo de metas y ese logro implica el desempeño de una función.

Organización informal: Según Kerth Davis es una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal, que se producen espontáneamente a medida que las personas se asocian entre sí.

En resumen, podemos decir que el término organización se refiere a una entidad que tiene una finalidad definida, un cierto número de personas o integrantes y una determinada estructura.

Elementos de las Organizaciones

1) Personas interrelacionadas (personas, roles y status)
2) Grupos interrelacionados
3) Finalidad (misión)
4) Eficiencia

AMBIENTE ORGANIZACIONAL

Ambiente Organizacional

Las Organizaciones no están solas. Se mueven en un ambiente. Se interrelacionan con su entorno. Toman cosas del ambiente, las transforman, y las devuelven de una u otra manera.
Las Organizaciones interactúan con un ambiente interno y con un ambiente externo.

Cada Organización es diferente a las demás. Es más, los integrantes de una organización compartirán características similares entre sí, y otra organización, también estará integrada por personas que tendrán un grupo de características similares entre sí.

La cultura organizacional es un sistema de significados e ideas que comparten los integrantes de una organización y que determina en buena medida como se comportan entre ellos y con la gente de afuera.

En toda organización hay valores, símbolos, ritos, mitos y usos que evolucionan con el tiempo y determinarán como se comportarán, analizarán y resolverán problemas.

¿Cómo aprenden la cultura los empleados?
Anécdotas- Narraciones de hechos reales.
Ritos- secuencias repetidas de actividades.
Símbolos materiales- La disposición de las instalaciones, los autos, la vestimenta.
Lenguaje- palabras, tono, frases, simbolismo.

Entonces, en el ambiente interno encontraremos a los empleados, los accionistas, etc.

El ambiente externo está formado por fuerzas e instituciones fuera de la organización que pueden influir en su desempeño.

Existe un entorno específico, que es el que ejerce un impacto directo e inmediato en las decisiones de la empresa.

Clientes: La empresa satisface sus necesidades. Pero éstos cambian sus gustos, deseos, preferencias, etc.
Proveedores: suministran materiales, equipos y elementos necesarios para la organización.
Competencia: rivales del mercado. Ofrecen lo mismo al mismo público.
Grupos de presión: Ecologistas, activistas de derechos humanos, protectores de animales.

Además, existe un entorno general en el que se encuentran condiciones que influyen.

Condiciones económicas- Tasas de interés, inflación, índice de salarios, IPC, desocupación.
Condiciones políticas y legales- Leyes, decretos, reglamentos, resoluciones.
Condiciones socio-culturales- Valores, creencias, usos y gustos de la sociedad.
Condiciones Demográficas- Sexo, edad, escolaridad, ingreso, ocupación.
Condiciones tecnológicas- robots, máquinas, computación, comunicación, etc.Condiciones Geográficas- OMC, MERCOSUR, UE, TLCAN, ANSA.

LA MISIÓN DE UNA EMPRESA

MISIÓN, METAS Y OBJETIVOS

Peter Drucker, elaboró una serie de preguntas, las cuales toda organización debe hacerse continuamente. ¿Qué es nuestra empresa? ¿Qué hace por sus clientes? ¿Quién es nuestro cliente? ¿Qué compra el cliente? ¿Qué es valioso para el cliente? ¿Qué debería ser nuestra empresa?

Todo tipo de empresa debe realizar planes. Las empresas preparan planes anuales, planes a largo plazo y planes estratégicos. Los planes anuales y a largo plazo se ocupan de los negocios actuales y de cómo mantenerlos. En contraste, el plan estratégico implica adaptar la empresa para aprovechar las oportunidades que ofrece el entorno.

LA MISIÓN
Una organización existe para lograr algo. Con el tiempo, es posible que la misión pierda claridad. Cuando la gerencia siente que la organización está ala deriva, debe renovar su búsqueda de un propósito. Entonces es el momento de preguntar:
¿En qué negocio estamos? ¿Quién es el cliente? ¿Qué valoran los clientes? ¿Cuál debe ser nuestro negocio?
Las empresas de éxito, se hacen continuamente estas preguntas y las contestan en forma cuidadosa y completa.

La MISIÓN es una expresión del propósito de la organización: lo que desea lograr en el entorno más amplio. Es general, si límite de tiempo.
La misión debe estar orientada hacia el mercado. La Gerencia debe evitar hacer su misión demasiado estrecha o demasiado amplia. La misión debe ser realista y específica. Proporciona un sentido común de propósito, rumbo y oportunidad. Además, debe ser congruente con el entorno del mercado. La organización debe basar su misión en sus competencias distintivas.

La declaración de misión debe ser motivadora. No debe expresarse en términos de lograr más ventas o utilidades. Las utilidades son un premio por haber realizado una actividad provechosa.

Una buena declaración de misión tiene 3 características principales.
1) concentran un número limitado de metas.
2) Hacen hincapié en políticas y valores.
3) Define los principales ámbitos competitivos

Las declaraciones de misión se basan en una VISIÓN, que es como “un sueño imposible” que da a la empresa una dirección a seguir en los próximos 10 o 20 años.

FIJAR OBJETIVOS Y METAS.
La misión de la empresa tiene que convertirse en objetivos detallados de apoyo para cada nivel gerencial. Cada gerente debe tener objetivos y el compromiso de alcanzarlos.

META: es un objetivo específico en cuanto a magnitud y tiempo. Es cualitativo y define un compromiso asumido.

OBJETIVOS: No son órdenes. Son compromisos asumidos voluntariamente. Es un plan medible al que la organización se propone llegar. Son medios de movilizar los recursos de la empresa en la preparación del futuro.

CRONOLOGÍA DE LA ADMINISTRACIÓN

Cronología de la Administración:


Sun Tzú. Filósofo Chino, introdujo hace más de dos mil años principios del arte de la guerra, usados luego en la administración.
Año 470- A.C.- Sócrates-Nicómaco. Filósofos Griegos. La adm. Es una habilidad.
Año 429- A.C.- Platón. Filósofo Griego. Administración y políticas públicas.
Año 384- A.C.- Aristóteles. Distingue formas de administración pública.
Año 1531- Maquiavelo. Italia
Año 1561- Francis Bacon. Filósofo inglés.
Año 1750- Adam Smith. Principio de especialización de los obreros.
Año 1776- James Watt. Invención de la máquina a vapor.
Año 1780- Primera Revolución Industrial. (Carbón-Hierro)
Año 1800- Robert Owen
Año 1817- David Ricardo. Estudia el trabajo, el capital, la producción y el mercado.
Año 1818- Karl Marx. Teoría del origen económico del Estado.
Año 1860- Segunda Revolución Industrial. (Acero-Electricidad)

A través de los siglos, las normas y principios de la administración pública se aplicaron en la Iglesia Católica y en Organizaciones Militares.

Año 1886- 1º Mayo. “Mártires de Chicago” jornada de 8 hs.
Año 1903- Frederick Taylor. Publica su libro “Administración de Talleres”
Año 1916- Henri Fayol. Publica su libro “Administración Industrial y General”
Año 1920- Max Weber. Burocracia.
Año 1923- Elton Mayo. Realiza investigaciones en fábrica.
Año 1935- Peter Drucker. Publica su libro “The end of the economist man”
Año 1945- Hebert A. Simon “El comportamiento administrativo”
Año 1960- Teoría de sistemas

ESCUELA DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA

Escuela de la Administración Científica

Esta corriente de pensamiento, surge a principios del siglo XX, a raíz de la necesidad de elevar la productividad que existía en ese momento. Para aumentar la productividad, se debía aumentar la eficiencia de los trabajadores porque la mano de obra calificada era escasa.
El principal exponente de esta teoría fue Frederick W. Taylor.

Frederick Winslow Taylor (1856-1915)

Nació en Filadelfia, EEUU. En sus primeros estudios, tuvo contacto con los problemas sociales y empresariales derivados de la Revolución Industrial. Inició su vida profesional como obrero en 1878 en Midvale Steel Co., pasando luego a ser supervisor, jefe de taller e ingeniero.

Estudió el sistema de pago por pieza o tarea. Ya que desarrolló una carrera dentro de la empresa, estudió la producción en sus mínimos detalles, pues no quería decepcionar a sus patronos ni a sus compañeros de trabajo.

Taylor analizó el tiempo y midió los movimientos de los trabajadores. Basándose en esto, pudo dividir cada oficio y diseñar los mejores y más rápidos métodos de operación.

Cuatro principios básicos:

1- desarrollo de una ciencia de la administración.
2- Selección científica de los trabajadores.
3- Educación del trabajador.
4- Cooperación entre obreros y patrones.

Taylor decía que esto requería de una “revolución total de la mentalidad” en patrones y trabajadores. O sea, en vez de pelearse por las utilidades, debían unirse y generar más, para que repartirlas no sea un problema.

A través de estudios de tiempos y movimientos, estableció la cantidad de trabajo estándar. Taylor creía que había que motivar a los trabajadores para que mejoren la eficiencia, trabajen más y más rápido. Para ello, estableció un sistema de tasas diferenciales como medio de pago para los trabajadores. O sea, le pagaría más a quién más trabaje. Este sistema de tasas diferenciales tenía como objetivo evitar conflictos y motivar a los trabajadores para que rindan más en el trabajo. Los conflictos se evitarían, pues el trabajador que más trabaje, más ganaría y no pelearía por una mejor paga. Decía que este sistema se basaba en una tasa “científicamente correcta”, por la cual, tanto patrones como obreros ganarían más.

Contribuciones de la Teoría de la Administración Científica.

- Trabajo en equipo, dividiendo tareas.
- Especialización del trabajo.
- Línea de montaje.
- Estudio de tiempos y movimientos

Limitaciones de la Teoría de la Administración Científica.

- Conflictos entre empleados y empleadores.
- Los trabajadores temían trabajar con rapidez pues creían que se les rebajaría la paga o agotarían más pronto el trabajo disponible.
- Explotación de los trabajadores. (Alineación)
- Los patrones no colaboraron en la “revolución mental” de Taylor.

Henry L. Gantt

Henry L. Gantt trabajó junto a Taylor.
Estudió el sistema de pagos diferenciales que creó Taylor. Encontró algunos puntos negativos a ese sistema y decidió transformarlo. Estableció el pago de una suma extra a cada trabajador que termine su trabajo. Además, un pago extra al supervisor.
Estudió también la producción industrial. Fue el creador de las gráficas por producción.

Los Gilbreth

Frank y Lillian realizaron estudios sobre la fatiga y el movimiento en el trabajo.
Creían que el fin de la administración científica era ayudar a los trabajadores a desarrollar su potencial.

El aumento de salarios y las mejoras en las condiciones de trabajo que gozan los trabajadores de hoy no fueron consecuencia de una voluntaria redistribución de utilidades, sino, del papel de los sindicatos luego de la depresión y de la escasez de mano de obra tras la Segunda Guerra Mundial.

FREDERICK TAYLOR

Frederick Winslow Taylor
(1856-1915)

Nació en Filadelfia, EEUU. En sus primeros estudios, tuvo contacto con los problemas sociales y empresariales derivados de la Revolución Industrial.

Inició su vida profesional como obrero en 1878 en Midvale Steel Co., pasando luego a ser supervisor, jefe de taller e ingeniero.

Estudió el sistema de pago por pieza o tarea. Ya que desarrollo una carrera dentro de la empresa, estudió la producción en sus mínimos detalles, pues no quería decepcionar a sus patronos ni a sus compañeros de trabajo.

TEORÍA CLÁSICA

Escuela de la Teoría Clásica de la Organización

Esta corriente de pensamiento, surge de la necesidad de encontrar lineamientos para administrar organizaciones complejas. Por ejemplo las fábricas.
El principal exponente de esta teoría fue Henri Fayol.

Henry Fayol

Trazó el proyecto de una doctrina de la administración. Identificó principios y capacidades básicas de una administración eficaz.

Fayol sostenía que la administración podía enseñarse. Antes se decía que los Gerentes nacen, no se hacen.

Analizó las actividades de un negocio y las funciones de un Gerente. A raíz de sus estudios, elaboró una lista de 14 principios de la administración.

Otro de los autores que trabajó en el tema, fue Max Weber, sociólogo alemán. En ese momento, la enorme estructura de las organizaciones hacía difícil el trabajo de la administración. Para solucionar esta problemática, elaboró la teoría de la administración de burocracias. La burocracia es una organización con una división del trabajo detallada explícitamente. Weber, pretendía lograr mejoras en la administración, haciendo que las organizaciones fuesen predecibles y productivas. Aunque muchas características de la burocracia de Weber son todavía evidentes en las grandes organizaciones, su modelo ya no es tan popular como antes. Hoy en día, se cree que su énfasis en una división estricta del trabajo, en la adhesión a reglas y normas formales y en la aplicación impersonal de reglas y controles anula la creatividad de los empleados.

MOVIMIENTO DE LAS RELACIONES HUMANAS

Escuela Conductista

Esta corriente de pensamiento, se origina en la necesidad de ayudar a manejar el lado humano de las organizaciones.
Por este motivo, se comienza a estudiar a las organizaciones desde la interdisciplinariedad. Ciencias como la Antropología, biología, psicología, sociología, etc. comienzan a sumarse a la administración.

Movimiento de las Relaciones Humanas

El principal autor de esta teoría fue Elton Mayo. Distinguió entre el hombra racional, movido por dinero y el hombre social.

Experimentos de Hawthorne (Chicago)
En una fábrica, se investigaba la relación entre la cantidad de iluminación y la producción. Se dividió a las empleadas en grupos y se experimentó con distintas intensidades de luz.

Las conclusiones, fueron que el grupo se sintió importante y por eso aumentó la producción, pues dicho aumento se registraba de la misma manera con diferentes intensidades de luz.

A través de la opinión, consiguieron aumentos de salarios, eligieron períodos intermedios de descanso y acortaron la jornada de labor. El ser escuchadas, el sentirse respaldadas y tratadas como personas, fue el factor que las llevó a aumentar su producción.


A esta escuela, se sumaron también los “Científicos de la conducta”.
Abraham Maslow identificó una escala de necesidades, por las cuales se rigen las motivaciones de los individuos.

Douglas Mc Gregor, elaboró dos hipótesis sobre las personas: La “teoría X” y la “teoría Y”.
La teoría X: los trabajadores no gustan de trabajar y es preciso motivarlos por la fuerza, el dinero o las alabanzas.
La teoría Y: las personas tienen motivos inherentes para trabajar y hacerlo bien.

PLANIFICACIÓN

Planificación

Para lograr el éxito en las Organizaciones del Siglo XXI, es necesario tener una correcta planificación que permita obtener las metas y objetivos planteados.

La función fundamental de la administración es la planeación; la selección entre futuras alternativas de cursos de acción para la empresa en su conjunto y para cada departamento dentro de ella.

La planificación es el proceso de establecer metas y elegir los medios necesarios para alcanzarlas eficientemente.

Las metas permiten a las organizaciones avanzar hacia un mismo destino, por un mismo camino, maximizando los escasos recursos con que cuenta. Al transcurrir dicho camino, se van a ir cumpliendo metas cortas, que al cumplirse llevarán a metas a mediano plazo, las que de cumplirse, nos llevarán inexorablemente al cumplimiento de las metas a largo plazo.

Las metas, deben llevar a la organización a cumplir con la misión que se ha fijado.

Además, las empresas esperan cumplir determinadas metas en el mediano-largo plazo, que transformen la organización, ese cambio esperado, es la visión que la empresa tiene de sí misma.

Cada pequeña meta, nos permite además, realizar un control en cuanto al rumbo de la organización, corrigiendo posibles desvíos.

4 principios básicos de la planificación

- Contribución a los objetivos
- Prevalencia de la planeación
- Extensión de la planeación
- Eficacia de los planes

Los planes estratégicos, se orientan a metas generales. Los planes operativos, aplican en detalle y en el día a día, las metas establecidas en los planes estratégicos.

La estrategia es la respuesta que da la organización a su entorno, en la medida de sus posibilidades, en el transcurso del tiempo.

La planificación estratégica se lleva a cabo mediante determinadas tareas administrativas, el conjunto de dichas tareas se denomina implantación de la estrategia.

Tipos de planes:

Programa: Plan de un solo uso. Cubre una amplia gama de actividades, y clarifica los pasos imprescindibles, ordena la secuenciación de los mismos, especificando la Unidad responsable de cada paso.

Presupuestos: Establecimiento formal y cuantitativo de los recursos asignados para programas, por un determinado plazo.

Política: Es un plan permanente, que establece lineamientos generales para la toma de desiciones.

Reglas: Planes permanentes que detallan medidas específicas que se deben tomar en determinadas situaciones.

Procedimiento: Planes que proponen lineamientos cuidadosamente detallados para manejar acciones de la organización que se presentan a diario.

Objetivo: Es una definición cuantitativa de los que se debe alcanzar, para cumplir con la/las metas de la organización.

La importancia de planear:

Para contrarrestar la incertidumbre y el cambio.
Fijar la atención en los objetivos.
Facilitar el control.

ORGANIZACION

Organización

Existen 2 conceptos de organización:

1) Función-proceso.
2) Grupo o institución social.

Definición: es un grupo humano alrededor de un sistema de actividades con un comportamiento finalista y racional. Las organizaciones son permanentes, sus integrantes pueden ser sustituidos y la estructura es planeada.

Organización informal: Según Kerth Davis es una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal, que se producen espontáneamente a medida que las personas se asocian entre sí.

Para llevar adelante la planificación, es necesario que ésta se apoye en la estructura organizacional. Dicha estructura, está compuesta por metas, estrategias, personal, tecnologías, tareas, recursos, etc.

Los Gerentes dan 4 pasos básicos cuando empiezan a tomar decisiones para organizar:

1) Dividir la carga de trabajo en tareas tales que sean ejecutadas de manera lógica y cómoda, por el grupo de trabajo. (División del Trabajo)
2) Combinar dichas tareas. Agrupar empleados según fines, actividades, tareas y empleados. Esto es la Departamentalización.
3) Vincular dichos departamentos, especificando relaciones jerárquicas. Esto es, la jerarquía.
4) Integrar las actividades de los departamentos de manera congruente, para asegurarse el cumplimiento de las metas de la organización. Esto se conoce como coordinación.

División del Trabajo

La gran ventaja de la división del trabajo, es que la productividad crece, al descomponer las operaciones al mínimo, y los trabajadores logran la especialización.

Departamentalización

Las organizaciones suelen preparar un organigrama que describe la forma en que se divide el trabajo. Cada departamento, se encarga de una serie de tareas agrupadas lógica y congruentemente.

Jerarquía

Los Gerentes, deben tener en cuenta el número de subordinados que depende directamente de cada jefe. Esa cantidad se denomina tramo de control.
Cuando se ha dividido el trabajo, creando departamentos y eligiendo el tramo de control, los gerentes elaboran una cadena de mando, es decir, un plan que especifica quien depende de quien.
El resultado de estas decisiones es un patrón de diversos estratos que se conoce como jerarquía.


Coordinación

Consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a efecto de obtener las metas de la organización con eficacia.
El grado de coordinación depende de la naturaleza de las tareas realizadas y el grado de interdependencia que exista entre las personas de las diferentes unidades que la realizan.
La especialización suele separar a las personas, la coordinación asegura que las relaciones de trabajo entre personas que desarrollan diferentes labores, se relacionen para contribuir a las metas organizacionales.

Delegación

Los gerentes, deben organizar las tareas, de manera tal de lograr una adecuada delegación de autoridad. O sea, asignar a un subordinado la autoridad-responsabilidad para que realice actividades específicas.